Já faz mais de um ano que a crise da pandemia chegou inesperadamente pegando as empresas e a sociedade de surpresa. Mesmo para as organizações grandes e estruturadas, não foi e continua não sendo um momento de grandes realizações e sucessos.
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Mas, como protagonistas da economia e do ambiente de negócios, as empresas têm como responsabilidades básicas a boa condução dos negócios e o cuidado com seus funcionários.
Com a pandemia que continua a desafiar economias e a ciência no mundo todo, acredito que, se tornou mais necessário que regras sejam estabelecidas e seguidas para que os desafios sejam enfrentados com reflexão e resiliência.
Isso é esperado pelos clientes e, principalmente, pelos funcionários, que confiam em seus gestores e no alto escalão de suas organizações, para que possam continuar executando suas funções com a certeza e confiança de que seu trabalho será recompensado e que a empresa para qual trabalham está enfrentando a crise da melhor maneira.
Quando a Organização Mundial da Saúde (OMS) decretou a pandemia, as empresas ficaram expostas a uma série de riscos estratégicos e operacionais, como atrasos ou interrupção do fornecimento de matérias-primas, mudanças nas demandas de clientes, aumento de custos, insuficiências logísticas que levam a atrasos em entregas, questões de saúde e segurança de funcionários, força de trabalho insuficiente e desafios referentes a importação e exportação de produtos.
A importância e a pressão da sociedade para que as organizações estivessem mais do que nunca empenhadas em questões sociais, ajudando ONGs, hospitais e se mostrando preocupadas com a sustentabilidade, foi um ponto que precisou ser urgentemente posto à prova e entrar nos planejamentos a curto prazo.
Com base em análises das principais práticas de empresas de todo o mundo em Planos de Continuidade de Negócios (BCP) e gerenciamento de grandes emergências frente a diferentes tipos de doenças como pneumonias infecciosas atípicas, Influenza H1N1, Febre Hemorrágica do Ebola, entre outras já muito conhecidas, a Deloitte, maior organização de serviços profissionais do mundo, formulou um guia com 10 práticas que recomenda serem aplicadas pelas empresas que ajudam a passar por esses momentos de incertezas como o que estamos agora.
Ações para empresas frente a pandemia
Estabelecer equipes de tomada de decisões de emergência
Como um passo muito importante, as empresas precisam estabelecer imediatamente, após o começo de crises de qualquer tipo, equipes de tomada de decisão para assuntos urgentes e temporários, como uma “Equipe de Resposta a Emergências” ou um “Comitê de Gestão de Grandes Emergências” para definir os objetivos a serem alcançados e criar um plano de emergências, além de garantir que as decisões possam ser tomadas o mais rápido possível em diferentes situações.
Para a criação dessa equipe, deve-se priorizar profissionais da própria empresa e, se necessário, trazer novos para adequar seus negócios às características regionais.
Avaliar os riscos e esclarecer mecanismos de resposta a emergências, planos e divisão de trabalho
É comum para muitas empresas ter planos prontos de “contingência de emergências” ou “planos de sustentabilidade de negócios” e, assim, podem colocá-los em prática imediatamente quando reconhecem situações necessárias para isso.
Entretanto, para empresas que não dispõem de tais planos, é necessário que seja feita uma avaliação imediata e abrangente de todos os riscos, incluindo questões com funcionários, terceiros, governo, demais públicos externos e toda a sua cadeia logística.
É muito importante que a avaliação de riscos seja abrangente e envolva diversas áreas importantes da organização, tais como: questões relacionadas ao espaço do escritório, planos de produção, compras, fornecimento e logística, segurança dos funcionários e capital financeiro.
Estabelecer um mecanismo positivo de comunicação de informações para funcionários, clientes e fornecedores e criar documentos de comunicação padronizados
Deixar os funcionários e fornecedores seguros é muito importante, assim como estabilizar as cadeias logísticas e de suprimentos e fortalecer o gerenciamento de informações e de serviços prestados aos clientes para evitar uma visão negativa que pode ser gerada por algum tipo de negligência por parte da empresa.
Ao mesmo tempo, o sistema de transmissão de informações interno da empresa deve estar sempre atualizado para que os funcionários estejam sempre informados sobre novidades externas e sobre a empresa e sintam-se seguros e motivados dentro da organização. Os sistemas de informações são muito importantes para prevenir sobre riscos também.
Manter o bem-estar físico e mental dos funcionários e analisar a natureza de diferentes negócios e trabalhos para assegurar a adequada retomada desses trabalhos
Sabe-se que condições boas de trabalho são essenciais para bons resultados e manter os funcionários motivados. Para isso, condições de trabalho flexíveis foram implementadas por diversas empresas e mostram ótimos resultados.
Outra ação muito importante é o suporte de tecnologias, com parâmetros de trabalho não presencial e à distância durante períodos específicos; estabelecer um sistema de monitoramento de saúde dos funcionários e manter a confidencialidade de suas informações pessoais.
Devem garantir a segurança no ambiente de trabalho, limpando e desinfetando os locais de acordo com as exigências de gestão das autoridades sanitárias e de saúde pública nacionais e regionais em períodos de grande propagação de doenças infecciosas; fortalecer a educação sobre segurança durante pandemias, estabelecer diretrizes de proteção pessoal para funcionários baseadas em fatos e aumentar a conscientização sobre segurança e prevenção de riscos.
Foco em planos de resposta a riscos da cadeia logística de suprimentos
Grandes empresas geralmente planejam com antecedência o uso de instalações de escritórios parecidos em outras regiões, que possuem a mesma capacidade das áreas que foram afetadas, para que o trabalho na “área infectada” possa ser rapidamente retomado ou para que a produção tenha que parar devido à falta de capacidade ou de matérias-primas;
Em relação à gestão de estoques, as organizações precisam considerar o aumento do ciclo de uso das mercadorias, causado pelo bloqueio de consumo, o aumento de custos financeiros associados e a pressão no fluxo de caixa. Ao mesmo tempo, em setores com longos ciclos de produção, organizações devem se preparar antecipadamente para a retomada do consumo com a redução da pandemia, para prevenir riscos de estoques insuficientes.
Desenvolver soluções para riscos de conformidade e manutenção de relacionamento com clientes decorrentes da inabilidade de retomar a produção em curto prazo
Quando alguma pandemia ou crise é confirmada, as organizações devem cooperar com seus clientes para entender as mudanças do mercado e administrar da melhor forma possível o impacto e entender como deve ser a retomada; Leis sobre o cumprimento de contratos civis e comerciais devem ser observadas, já que nem todos os não cumprimentos durante uma pandemia podem ser livres de consequências legais;
As empresas devem procurar e avaliar os contratos cujo cumprimento pode ser afetado e rapidamente avisar a parte que está ligada diretamente ao contrato para reduzir possíveis perdas, assim como avaliar se é necessário realizar um novo contrato e manter evidências para uso em possíveis processos civis.
É essencial que as empresas sigam o planejamento e planos de ação do governo local e foquem em uma boa divulgação de suas informações e pontos fortes para assim, melhorar a imagem da organização com seu público externo.
A prática mais importante é a de conseguir implementar ações de responsabilidade corporativa social nos setores ambiental, social, econômico e de estabilidade de funcionários e também coordenar boas relações com a comunidade e fornecedores. É necessário avaliar o possível impacto e a duração da pandemia para assim ajustar os planos e, quanto aos acionistas ou conselho diretivo, comunicar medidas propostas e resultados de avaliações.
Criar um plano de gestão de dados dos profissionais, garantindo segurança e confidencialidade de informações
As empresas devem estabelecer uma boa gestão de dados de profissionais, terceirizados, fornecedores, parceiros e outros profissionais com os quais mantêm contato; também é necessário criar rapidamente e de forma certeira, planos de resposta a emergências de segurança de informações para garantir a estabilidade da operação.
Oferecer suporte à distância 24h por dia, 7 dias por semana, para garantir o monitoramento de computadores, servidores, redes, sistemas, aplicativos e outros recursos de informática e, assim, possibilitar que profissionais que trabalham à distância e que os que trabalham internamente na empresa continuem suas atividades com segurança e conforto, sempre podendo contar com ajuda.
As empresas precisam considerar ajustes em seus orçamentos e planos de implantação, planejamento de fluxo de caixa e mecanismos de notificação prévia para comércio internacional
O conselho é que as empresas fiquem atentas ao seu fluxo de caixa, ajustem o seu cronograma de recebimentos e pagamentos para garantir recursos de acordo com o ritmo de fornecedores e planos de trabalho dos funcionários.
Além disso, é necessário prestar muita atenção à situação de importações e exportações no comércio internacional, especialmente devido às mudanças repentinas ou desastres em locais de onde grande parte dos produtos se origina, o que afetará o comércio e poderá gerar grandes perdas também para a empresa. Para prevenir tais eventos, empresas devem preparar um “plano de cenário” de emergência para fornecedores essenciais o mais rápido possível.
Melhoria dos mecanismos de gestão de risco
Estar sempre preparada para situações de emergência, deixando prontos relatórios de risco e planejamentos referentes a ações necessárias para se enfrentar uma crise. Esse é um ponto muito importante, mas que muitas empresas nem sempre estão completamente prontas.
A gestão deve sempre estar ciente dos planos de ações e realizando mudanças de acordo com os acontecimentos atuais locais e globais, para assim, estarem sempre atualizados e preparados para serem usados casa haja uma emergência.
O avanço que a pandemia tomou no último ano não era esperado, e mesmo que muitas empresas se sentissem preparadas para momentos como esse, a prática muitas vezes é diferente do que está escrito no papel. Diversas organizações precisaram batalhar muito para se organizarem e planejarem as ações pensadas na nova realizada do mundo.
As 10 práticas listadas acima são essenciais e servem de grande ajuda para muitas empresas de diversos portes. A Covid-19 ainda não foi superado, mas é possível melhorar a situação a cada dia e assim, fazer a economia se reerguer.
